Un nombre trop élevé de solutions constitue-t-il un problème pour vos employés ?

Certains jours, nous avons l’impression de démarrer Zoom et de ne jamais l’arrêter. Entre les informations du matin, les pauses-café, les présentations et même les sorties après le travail, nous n’avons jamais été autant connectés. Et nous le ressentons véritablement. La fatigue virtuelle est une réalité qui peut avoir un impact négatif sur vos équipes. Pour la combattre, vous pouvez commencer par :

• organiser moins de réunions ;

• prévoir des petites pauses entre les réunions ;

• inciter le personnel à s’inscrire à des programmes de bien-être ;

• concevoir des processus qui optimisent la fluidité.

Tous ces conseils sont bons à suivre, mais j’aimerais me concentrer dans cet article sur ce dernier point : comment concevoir des processus qui optimisent la fluidité ? Selon moi, il n’est pas possible de parler de fluidité sans réfléchir au préalable à la fragmentation.

La fragmentation de l’attention est le fruit de toutes les interruptions impromptues que nous subissons au travail, aussi minimes soient-elles (nous y reviendrons un peu plus tard). Résultat : nous perdons en fluidité et notre productivité en pâtit. Dans un environnement où la séparation entre notre vie professionnelle et notre vie en ligne est infime, voire inexistante, notre attention plus précieuse, mais aussi plus menacée que jamais. Nous avons besoin de temps pour nous concentrer sur notre travail, mais les interruptions n’ont jamais été aussi fréquentes. Ce phénomène revêt une grande importance, car c’est votre attention qui vous permet d’être productif. Toute perte d’attention à cause des distractions au travail a un coût à la fois psychologique et professionnel.

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Imaginez la scène : vous êtes devant votre ordinateur, vous êtes concentré(e) sur votre travail et une notification apparaît sur votre écran. Vous devez donner votre avis sur une présentation importante. Vous recevez ensuite un e-mail qui vous rappelle que vous devez procéder à une évaluation des performances. Puis votre téléphone se met à vibrer ou vous devez valider plusieurs demandes de congé. Toutes ces distractions vous empêchent de travailler. Même si ces interruptions semblent minimes, leur accumulation peut avoir d’importantes conséquences pour l’entreprise. D’ailleurs, saviez-vous qu’il est possible de quantifier chacune de ces interruptions ? Une interruption vous prend environ 20 minutes de votre temps (si l’on tient compte du temps qu’elle prend mais aussi du temps que vous ne passez pas sur d’autres tâches). Ainsi, 3 interruptions représentent une heure de travail perdue. 12 interruptions et votre matinée toute entière est gâchée. Même si une seule interruption peut sembler inoffensive, mises bout à bout elles ont un impact conséquent.

Ce phénomène est important, car même si la technologie peut être incroyablement bénéfique, votre écosystème et vos méthodes de travail peuvent ne pas être conçus pour des équipes centrées sur l’humain. Certaines conséquences peuvent également être néfastes pour votre personnel. La frustration, le stress et l’épuisement professionnel sont autant de facteurs qui réduisent votre potentiel productif. La technologie peut vous aider dans quasiment tous les aspects du travail, mais trop de technologie peut avoir l’effet inverse, ce qui se traduit par :

• trop de solutions ;

• trop d’identifiants ;

• trop de temps perdu à passer d’un outil à l’autre.

Passer d’une plateforme à l’autre constitue en soi une distraction. Changer d’application pour effectuer une tâche rapide telle qu’une validation ou un commentaire se traduit par 20 minutes d’attention en moins. Pire : nous commençons à nous habituer à la fragmentation de notre attention et nous recherchons ces petites tâches qui ne nous permettent que de passer rapidement le travail en revue sans bénéficier de la fluidité nécessaire à la résolution des problèmes.

Commençons par réfléchir à toutes les applications qu’un collaborateur lambda de votre entreprise utilise tous les jours pour travailler. Un employé peut enregistrer ses heures de travail, se connecter à un outil de recrutement, donner une formation en ligne, procéder à une évaluation des performances ou encore envoyer ses notes de frais. D’autres exemples comme ceux-ci ne manquent pas. Ainsi, pour gérer la fragmentation, il convient à la fois de centraliser et d’optimiser les outils et les flux de travail afin de limiter les interruptions. Avant de choisir une nouvelle solution, posez-vous les questions suivantes :

• Cette technologie est-elle cloisonnée, faut-il se connecter à un autre outil ou l’expérience utilisateur est-elle différente ?

• Représente-t-elle une distraction et interrompt-elle le travail par des notifications ?

• Est-elle trop restrictive et oblige-t-elle les employés à travailler d’une certaine manière ?

• Est-elle adaptée aux employés qui doivent l’utiliser et leur apporte-t-elle quelque chose ?

Si vous voulez que les employés adoptent une nouvelle solution, il est indispensable que vous vous concentriez sur les avantages qu’elle leur procure, par exemple au niveau du gain de temps. Ainsi, ils commenceront à utiliser la solution parce qu’elle leur est imposée, mais ils continueront à l’utiliser car ils auront conscience de ses avantages.

En ce qui concerne les solutions, il est possible que vos employés en utilisent trop. Résultat : plus d’interruptions qui empêchent de bien travailler et moins d’attention portée au travail. Digitaliser le travail ne suffit pas. Il faut le faire de manière à ce que l’employé reste au centre de l’activité. Pour y parvenir, vous devez choisir des outils qui vous permettront de concevoir des flux de travail centrés sur l’humain. C’est ainsi que vos solutions seront de véritables solutions. Elles ne freineront pas les employés, mais les aideront au contraire à exploiter pleinement leur potentiel.